L’activité automobile repose sur des flux documentaires sensibles, contrôlés et durablement opposables. Immatriculations, cessions, reprises, livraisons, registres réglementaires : chaque document engage votre responsabilité et votre habilitation.
Le coffre-fort numérique automobile de Spider‑Vo a été conçu pour répondre précisément à ces enjeux, en combinant archivage probant, conformité réglementaire et usage métier.
Un archivage conforme aux exigences du SIV
Les professionnels habilités au Système d’Immatriculation des Véhicules sont tenus de conserver l’ensemble des pièces justificatives liées aux démarches d’immatriculation dans un dispositif d’archivage électronique conforme, garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur disponibilité dans le temps.
Le coffre-fort numérique Spider-Vo s’inscrit pleinement dans ce cadre. Chaque dossier est conservé selon les règles applicables à l’archivage réglementaire automobile, avec une durée légale de conservation respectée et une restitution immédiate en cas de contrôle administratif.
Intégrité juridique et sécurité des documents
Chaque document versé dans le coffre-fort fait l’objet d’un scellement numérique garantissant son authenticité.
L’horodatage, l’empreinte cryptographique et le journal d’intégrité assurent qu’aucune modification ne peut intervenir sans laisser de trace. Cette approche confère aux documents une valeur probatoire reconnue, utilisable lors d’un audit, d’un contrôle préfectoral ou d’un litige.
Les accès sont strictement encadrés. Les droits sont paramétrables par utilisateur et par rôle, afin de garantir la confidentialité des données tout en conservant une traçabilité exhaustive des actions réalisées.
Le livre de police numérique intégré nativement
Spider-Vo va plus loin en intégrant le livre de police numérique directement au sein de son coffre-fort réglementaire.
Chaque entrée est enregistrée de manière infalsifiable, horodatée et conservée dans un environnement sécurisé, conformément aux obligations imposées aux professionnels de l’automobile.
Cette intégration permet de centraliser, dans un seul et même espace, l’ensemble des éléments exigés lors d’un contrôle : dossiers SIV, pièces administratives et registre de police. Vous ne gérez plus plusieurs outils ni plusieurs archives dispersées. Tout est structuré, historisé et immédiatement exploitable.
Recherche, restitution et contrôle sans friction
Le coffre-fort numérique Spider-Vo a été pensé pour un usage opérationnel, pas uniquement réglementaire.
Les documents sont indexés, recherchables et accessibles en quelques secondes. Lors d’un contrôle, vous restituez les pièces demandées sans manipulation complexe ni dépendance à des archives papier.
Les journaux d’accès et d’actions permettent de démontrer précisément qui a consulté, ajouté ou modifié un document, et à quel moment. Cette traçabilité est un élément clé de sécurisation de votre activité.
Une solution pensée pour les réalités du terrain
Que vous soyez un professionnel indépendant, un groupe multi-sites ou un réseau structuré, la solution s’adapte à votre organisation.
L’archivage peut être alimenté manuellement ou automatiquement depuis les modules Spider-Vo, sans rupture de parcours. Les espaces peuvent être segmentés par établissement, par activité ou par typologie de documents, afin de conserver une lecture claire et maîtrisée de vos obligations.
Sécuriser votre conformité et votre habilitation
En regroupant le coffre-fort numérique automobile et le livre de police numérique au sein d’une seule plateforme, Spider-Vo vous permet de transformer une contrainte réglementaire en processus fiable et maîtrisé.
Vous réduisez les risques de non-conformité, vous sécurisez votre habilitation administrative et vous gagnez en sérénité au quotidien. L’archivage ne devient plus un sujet de stress ou de contrôle subi, mais un pilier structurant de votre organisation.